A jogszabály szerint a szakképzési hozzájárulást a dolgozó képzésére lehet felhasználni. Témáját, tárgyát tekintve olyan képzés jöhet szóba, ami az adott munkakör betöltéséhez szükséges, és a cég...
Ajánlott oldalak
2011-02-09 09:10
Bálint Brigitta
Az üzleti e-mail tízparancsolata
Az e-mail kétségkívül az elektronikus kommunikáció egy meghatározó csatornája, és mint olyan, alapszabályai is vannak, főleg az üzleti életben. A levelezés hatékonysága szempontjából, legyen szó bemutatkozó vagy marketing céllal írt e-mailről, egyértelműen megfogalmazható egy olyan tíz pontból álló rendszer, amit érdemes minden esetben betartani.

Számos kutatás, köztük az Amerikai Pszichológiai Társaság felmérése is rámutatott arra, hogy a levelek több mint egyharmada – annak ellenére, hogy a küldő meg van győződve a tényszerű és világos megfogalmazásról - tartalmaz félreértéseket, melyek hátráltatják a kommunikációt. A kutatók az e-mail forma kettős természetét hozzák fel erre indokul: bár szöveges levelezésről van szó, a technológia gyors üzenetváltást tesz lehetővé, ami a személyes diskurzus érzetét kelti, ezzel együtt megváltoztatva még a hivatalos levelezés hangvételét is.

 

A másik hatalmas problémát a levélszemét és reklám e-mailek elszaporodása jelenti, melyek mellett sokszor a fontos üzenetek is figyelmen kívül maradnak, elsikkadnak. Néhány alapszabályt betartva azonban a probléma valamelyest orvosolható, hiszen mindezen túl sok múlik azokon az alapszabályokon is, melyekkel elősegíthető a gördülékeny elektronikus levelezés. Lapunk összegyűjtötte a legfontosabb tudnivalókat, melyekkel elkerülhető, hogy az e-mail a spamek között olvasatlanul végezze. Íme az üzleti e-mailek tízparancsolata:

  • A levelezést érdemes a hivatali idő keretein belül intézni, hiszen ezen túl gyakran figyelmen kívül marad az e-mail és nem jön rá válasz.
  • Fontos a megfelelő e-mail cím kiválasztása, hiszen az ingyenes fiókok használata nem kelt komoly benyomást, legyen szó bemutatkozásról(,) vagy egyéb marketinglevélről. A legtöbb vállalkozás ugyan rendelkezik a cég nevével fémjelzett e-mail címmel, viszont az újonnan alakult, illetve a világháló lehetőségeit ritkán használó kisvállalkozások körében gyakran felmerül a probléma.
  • Rendkívüli figyelmet igényel, hogy az e-mail ne tűnjön levélszemétnek (spam). Ennek érdekében gondosan kell megválasztani annak tárgyát, lehetőleg úgy, hogy a levél tartalmát is hűen tükrözze.
  • A legtöbb ember csak átfutja az e-maileket, főleg ha abban valamilyen termék vagy szolgáltatás népszerűsítése, ismeretlen cég bemutatása történik. Érdemes minden levél esetében a lényegre szorítkozni: a rohanó világtól távol állnak a felesleges körmondatok, hosszú bevezetők. Az üzleti levelek tárgya általában az információkérés, információátadás és cselekvésre való felkérés témák köré csoportosul és a kitűzött célt nem árt minél világosabban megfogalmazni a címzettnek akár már a tárgyban, vagy a bevezető pár sorban.
  • Lehetőleg a levél egyetlen témát érintsen. Ezzel egyrészről könnyebbé válik a beérkező levelek kezelése, másrészről elkerüljük azt, hogy az üzenethez toldott plusz témák elkerüljék a figyelmet.
  • A címzett érdeklődését a személyes érintettség kelti fel leginkább, főleg ha már az első mondatban hivatkozunk például a „személyes találkozóra”, „előzetes megbeszélésre”, vagy egy „korábban elküldött levélre”.
  • A csatolt fájlok méretére ajánlott odafigyelni, csakúgy mint azok elnevezésére. Egyrészről a tapasztalatok azt mutatják, hogy a túl nagy méretű elemeket sokszor nem, vagy csak nehezen tudják a címzettek letölteni, másrészről pedig ha ez sikerült, a csatolt dokumentumokat, képeket a levélből lementve egyszerűbb beazonosítani, ha már az elnevezésük is tartalmazza az alapvető információkat (pl: ajánlat xy-nak dátum).
  • A weboldalszerű navigációval, linkekkel bánjanak óvatosan. A mobileszközök használata egyre népszerűbb az üzleti életben, viszont ezek a készülékek nem mindig HTML-barát módon üzemelnek és jelenítik meg a formázásokat, hivatkozásokat, linkeket.
  • Sokan letiltják a levél részeként küldött képek megjelenítését, így például egy szöveges céglogó vagy a címsor képben történt elhelyezése nem mindig célszerű. Bár esztétikailag kétség kívül jó ötletnek tűnik és figyelemfelkeltő, mégis a legtöbb esetben nem jelenik meg a címzettnél.
  • Az e-mail-t a legtöbb esetben egy telefonhívással is ajánlott támogatni, vagy egy személyes megbeszélés keretein belül tisztázni az időközben felmerült kérdéseket. Így azonkívül, hogy a levél a figyelem középpontjába kerül, az ügyfél vagy partner érdeklődését is jobban felkelti.

Az e-mail vezető kommunikációs formává vált az elmúlt években, és míg korábban a telefon, a postai levelezés és a faxon küldött információáramlás töltött be fontos szerepet a vállalkozások életében, most egyaránt az elektronikus úton történő kommunikációt részesítik előnyben a cégek. Ezt alapul véve nagyon fontos tehát, hogy az e-mailek megfeleljenek azoknak a szabályoknak, melyeket betartva a kommunikáció gördülékenyebb és könnyebb lehet, ezzel is segítve a vállalkozás működését.

 

Tetszett? Ossza meg a cikket!
Hozzászólások : Az üzleti e-mail tízparancsolata
Hozzászólások száma: 0 db

 
2019 Copyright © Sikeres.hu 3.1 - Epicenter Market Limited.