Számos kutatás, köztük az Amerikai Pszichológiai Társaság felmérése is rámutatott arra, hogy a levelek több mint egyharmada – annak ellenére, hogy a küldő meg van győződve a tényszerű és világos megfogalmazásról - tartalmaz félreértéseket, melyek hátráltatják a kommunikációt. A kutatók az e-mail forma kettős természetét hozzák fel erre indokul: bár szöveges levelezésről van szó, a technológia gyors üzenetváltást tesz lehetővé, ami a személyes diskurzus érzetét kelti, ezzel együtt megváltoztatva még a hivatalos levelezés hangvételét is.
 |
A másik hatalmas problémát a levélszemét és reklám e-mailek elszaporodása jelenti, melyek mellett sokszor a fontos üzenetek is figyelmen kívül maradnak, elsikkadnak. Néhány alapszabályt betartva azonban a probléma valamelyest orvosolható, hiszen mindezen túl sok múlik azokon az alapszabályokon is, melyekkel elősegíthető a gördülékeny elektronikus levelezés. Lapunk összegyűjtötte a legfontosabb tudnivalókat, melyekkel elkerülhető, hogy az e-mail a spamek között olvasatlanul végezze. Íme az üzleti e-mailek tízparancsolata:
- A levelezést érdemes a hivatali idő keretein belül intézni, hiszen ezen túl gyakran figyelmen kívül marad az e-mail és nem jön rá válasz.
- Fontos a megfelelő e-mail cím kiválasztása, hiszen az ingyenes fiókok használata nem kelt komoly benyomást, legyen szó bemutatkozásról(,) vagy egyéb marketinglevélről. A legtöbb vállalkozás ugyan rendelkezik a cég nevével fémjelzett e-mail címmel, viszont az újonnan alakult, illetve a világháló lehetőségeit ritkán használó kisvállalkozások körében gyakran felmerül a probléma.
- Rendkívüli figyelmet igényel, hogy az e-mail ne tűnjön levélszemétnek (spam). Ennek érdekében gondosan kell megválasztani annak tárgyát, lehetőleg úgy, hogy a levél tartalmát is hűen tükrözze.
- A legtöbb ember csak átfutja az e-maileket, főleg ha abban valamilyen termék vagy szolgáltatás népszerűsítése, ismeretlen cég bemutatása történik. Érdemes minden levél esetében a lényegre szorítkozni: a rohanó világtól távol állnak a felesleges körmondatok, hosszú bevezetők. Az üzleti levelek tárgya általában az információkérés, információátadás és cselekvésre való felkérés témák köré csoportosul és a kitűzött célt nem árt minél világosabban megfogalmazni a címzettnek akár már a tárgyban, vagy a bevezető pár sorban.
- Lehetőleg a levél egyetlen témát érintsen. Ezzel egyrészről könnyebbé válik a beérkező levelek kezelése, másrészről elkerüljük azt, hogy az üzenethez toldott plusz témák elkerüljék a figyelmet.
- A címzett érdeklődését a személyes érintettség kelti fel leginkább, főleg ha már az első mondatban hivatkozunk például a „személyes találkozóra”, „előzetes megbeszélésre”, vagy egy „korábban elküldött levélre”.
- A csatolt fájlok méretére ajánlott odafigyelni, csakúgy mint azok elnevezésére. Egyrészről a tapasztalatok azt mutatják, hogy a túl nagy méretű elemeket sokszor nem, vagy csak nehezen tudják a címzettek letölteni, másrészről pedig ha ez sikerült, a csatolt dokumentumokat, képeket a levélből lementve egyszerűbb beazonosítani, ha már az elnevezésük is tartalmazza az alapvető információkat (pl: ajánlat xy-nak dátum).
- A weboldalszerű navigációval, linkekkel bánjanak óvatosan. A mobileszközök használata egyre népszerűbb az üzleti életben, viszont ezek a készülékek nem mindig HTML-barát módon üzemelnek és jelenítik meg a formázásokat, hivatkozásokat, linkeket.
- Sokan letiltják a levél részeként küldött képek megjelenítését, így például egy szöveges céglogó vagy a címsor képben történt elhelyezése nem mindig célszerű. Bár esztétikailag kétség kívül jó ötletnek tűnik és figyelemfelkeltő, mégis a legtöbb esetben nem jelenik meg a címzettnél.
- Az e-mail-t a legtöbb esetben egy telefonhívással is ajánlott támogatni, vagy egy személyes megbeszélés keretein belül tisztázni az időközben felmerült kérdéseket. Így azonkívül, hogy a levél a figyelem középpontjába kerül, az ügyfél vagy partner érdeklődését is jobban felkelti.
Az e-mail vezető kommunikációs formává vált az elmúlt években, és míg korábban a telefon, a postai levelezés és a faxon küldött információáramlás töltött be fontos szerepet a vállalkozások életében, most egyaránt az elektronikus úton történő kommunikációt részesítik előnyben a cégek. Ezt alapul véve nagyon fontos tehát, hogy az e-mailek megfeleljenek azoknak a szabályoknak, melyeket betartva a kommunikáció gördülékenyebb és könnyebb lehet, ezzel is segítve a vállalkozás működését.
